Funktionen

Die typischen Anwendungsfälle für die Projektarbeit und den Datenaustausch werden durch die „ucloud“ abgedeckt.

Elektronischer Datenaustausch

Egal ob intern oder über Organisationsgrenzen hinaus Daten ausgetauscht werden sollen, „ucloud“ ist die ideale Plattform für den sicheren elektronischen Datenaustausch. Vertrauliche Daten werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern über die „ucloud“ online ausgetauscht. 

Der Datenaustausch ist auch mit Kommunikationspartnern möglich, die keinen eigenen ucloud-Account besitzen. 

Die Funktionen im Überblick:

  • Einfache Integration in die normalen Arbeitsprozesse durch WebDAV oder Software für Microsoft Windows-Arbeitsplätze und Applikationen für mobile Geräte
  • Lesezugriff für Kommunikationspartner ohne eigenen ucloud-Zugang
  • Datenaustausch per Link und Passwort. Optional mit einer zusätzlichen 2-Faktor-Anmeldung per SMS
  • Gastlizenzen für den Datenaustausch mit Partnern in Projekten
  • Konfigurierbare Rechte und Rollen je Datenbox

Online-Speicher

Dateien wie z.B. Bilder, Videos oder andere Formate können im Online-Speicher abgelegt, direkt im Browser angeschaut und geöffnet werden.

Der sichere Online-Speicher ist weltweit nutzbar. Damit ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich - mit dem PC, Laptop oder mobilen Geräten. Für Android- und IOS-Geräte stehen mobile Apps zur Verfügung, so dass neue Dokumente, Videos oder Sprachnachrichten direkt in der Box abgelegt werden können. Den Kommunikationspartnern stehen diese ebenfalls sofort zur Verfügung.

Die Vorteile des Datenspeichers „ucloud“:

  • Verschlüsselter und versiegelter Onlinespeicher
  • Weltweit nutzbar
  • Mobiler Zugriff mit mobilen Devices

Sichere Alternative zu FTP

FTP- und Filesharing-Dienste waren und sind die Lösungsansätze, um schnell größere Mengen an Daten auszutauschen. Diese Lösungsansätze werden wegen Sicherheitsbedenken nicht mehr gerne genutzt und sollten abgelöst werden.

Mit der „ucloud“ werden FTP-Lösungen durch eine sichere Plattform für den Datenaustausch ersetzt.

Die Vorteile der „ucloud“ im Gegensatz zu FTP:

  • Keine aufwendige Softwareinstallation
  • Keine eigene Infrastruktur notwendig
  • Daten in die „ucloud“ laden und einen Link versenden
  • Die Definition der Zugriffszeiten ist individuell möglich. Damit bestimmen Sie, wann und wie lange auf die Daten zugegriffen werden darf.

Versand von E-Mail-Anhängen

Das Versenden von E-Mail-Anhängen ist gängige Praxis in den Verwaltungen, kommunalen Unternehmen, im öffentlichen Gesundheitswesen und in Non-Profit-Organisationen. Dies geht schnell und einfach. Die Sicherheitsaspekte werden meist nicht beachtet. 

Mit „ucloud“ können Sie das Versenden einfach und sicher gestalten. Die Nutzung vom Microsoft Outlook ist weiterhin möglich, denn mit einem „ucloud Add-on“ werden die E-Mail-Anhänge in der ucloud abgelegt. Es wird nur noch ein Link versendet, den Sie optional noch mit einem Passwort absichern können.

Der Empfänger der Nachricht benötigt keine eigene ucloud-Lizenz. Das Anklicken des Link reicht aus, damit Ihr Ansprechpartner auf das Dokument zugreifen kann. 

Neben dem Microsoft Outlook Add-on können Sie auch „Boxmail“ nutzen. Diese finden Sie in der BrowserApp.

Der virtuelle Projektraum in der ucloud

Digitale Projekträume verbinden über Organisationsgrenzen hinweg Projektbeteiligte, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Mit der Nutzung von „ucloud“ als Austauschplattform für Projekte können die Dokumente rechtskonform ausgetauscht werden. Neben dem Austausch von Dokumenten sind die Tools „Terminabstimmungen“ und „Chat“ geeignet, um die Projektarbeit effizient zu gestalten. Für jeden Projektraum können Projektbeteiligten individuelle Rechte für den Zugriff auf Dokumente und Chat vergeben werden.

Neben den virtuellen Projekträumen bieten die Datenräume noch weitere Möglichkeiten, die Daten zu schützen. Neben dem revisionssicheren Journal bieten die Datenräume noch die Möglichkeit zusätzliche PDF-Optionen zu nutzen (Verhinderung des Downloads und Wasserzeichen).

Vorteile des virtuellen Projektraumes:

  • Sicherheit der Dokumente durch Sealed Cloud Technologie garantiert
  • Kein Mailversand der Projektdokumente, dadurch Entlastung der eigenen Mailbox
  • Flexible Ordnerstruktur
  • Rechte je Nutzer einstellbar
  • Sperrung von Dokumenten

Datensynchronisation mit dem Produktivitätswerkzeug

Das Produktivitätswerkzeug verbindet Ihren PC-Arbeitsplatz mit der „ucloud“. Auf der lokalen Festplatte werden die Dokumente wie gewohnt bearbeitet und im Hintergrund werden die Daten in die Cloud repliziert, so dass diese online zur Verfügung stehen.

Vorteile des Produktivitätswerkzeugs:

  • Automatische Synchronisation zwischen „ucloud“ und den Windows-Ordnern
  • Verschlüsselung der lokalen Daten möglich
  • Sperren von Dateien und Ordnern
  • Wiederherstellen von gelöschten Dateien innerhalb eines festzuglegenden Zeitfenster möglich